Che cosa sono le liste
Le liste rappresentano un metodo efficace per raccogliere dati e informazioni all’interno di un’unica piattaforma. Si possono considerare come una versione potenziata di un foglio di calcolo, dotate di maggiore struttura e funzionalità integrate per facilitare la condivisione con altri utenti.
In un contesto lavorativo, ogni progetto ha la sua lista specifica. All’interno di ogni lista è possibile definire compiti e personalizzarli mediante colonne, le quali contengono valori rilevanti per la lista stessa e possono essere ordinate, raggruppate o filtrate per semplificare l’analisi dei dati. Esistono diverse tipologie di colonne che si possono scegliere.
Una delle opzioni più comuni è il Testo. Con questa impostazione, è possibile decidere la quantità di dati da includere, scegliendo tra una Singola linea di testo per brevi informazioni, come nomi e cognomi, oppure Multiple linee di testo per descrizioni più articolate, memorizzando migliaia di caratteri.
Anche la colonna di tipo Scelta è disponibile, consentendo agli utenti di selezionare un’opzione da un elenco predefinito. Questa funzionalità garantisce la coerenza dei dati, consentendo anche l’aggiunta di risposte personalizzate se necessario.
Un’altra opzione è la colonna Sì/No, rappresentata da una casella di controllo che indica sì se selezionata e no se vuota. I dati in questo tipo di colonna possono essere utilizzati in calcoli, dove sì ha un valore di uno e no di zero.
Le colonne utilizzate dipendono dallo scopo della lista, che a sua volta influisce sul tipo di template scelto. Microsoft offre oltre una dozzina di opzioni. Per esempio, è disponibile il template Tracciamento delle problematiche per gestire e risolvere i problemi, o il template Itinerario evento per organizzare dettagli di feste e eventi.
Se nessuna delle opzioni disponibili soddisfa le esigenze, è possibile creare un template personalizzato, replicabile per altre nuove liste. Inoltre, Microsoft Lists consente di generare una nuova lista a partire da un foglio di calcolo esistente, a condizione che provenga da un documento Excel e che i dati siano formattati come una tabella.
Origini e aggiornamenti di Microsoft Lists
Microsoft ha presentato l’applicazione durante il Build event del 2020, non come un’ideazione completamente nuova, ma come evoluzione delle SharePoint Lists, esistenti da tempo. SharePoint facilita la creazione di siti per le organizzazioni in modo sicuro, mentre la funzione lista aiuta a gestire contenuti e collaborare.
Microsoft Lists e SharePoint Lists sono applicativi distinti. Pur avendo funzionalità analoghe, Microsoft Lists è progettato come un’app autonoma, accessibile e gestibile attraverso il database di Microsoft 365, inclusi Microsoft Teams.
Negli ultimi dodici mesi, l’azienda ha rilasciato diversi aggiornamenti. Recentemente, è stata introdotta la funzione Forms, che consente di raccogliere dati in modo integrato, similmente a Google Forms. I dati inviati attraverso un modulo possono essere trasformati in un nuovo elemento della lista.
Questa funzione non sostituisce altre applicazioni Microsoft per la raccolta di informazioni, come Microsoft Forms o Power Apps. Le integrazioni preesistenti rimangono attive per configurare ulteriormente le liste.
Altre funzionalità introdotte dall’avvio della piattaforma nel 2020 includono la possibilità di aggiungere valutazioni a una lista, il trasferimento di immagini tramite drag and drop e il cambio di visualizzazione tramite schede associate.
Microsoft Lists in confronto alle alternative
Microsoft Lists non è l’unico strumento di organizzazione presente sul mercato. Tra le alternative troviamo Airtable, Monday.com e Google Tables. All’interno dell’ecosistema Microsoft esistono anche opzioni simili come Microsoft Planner.
Una caratteristica distintiva di Microsoft Lists è la capacità di gestire più visualizzazioni contemporaneamente in un layout accattivante, consentendo di monitorare progetti, comunicare informazioni e visualizzare tutto in un’unica posizione.
Inoltre, la piattaforma offre strumenti unici, come la possibilità di impostare notifiche tramite Regole, basate su condizioni. È possibile creare una condizione che attivi una regola e selezionare l’azione desiderata, come ricevere avvisi al completamento di un compito in una colonna specifica.
Limitazioni di Microsoft Lists
Un aspetto negativo di questo strumento è il costo. Essendo parte di Microsoft 365, è richiesta una sottoscrizione mensile per accedervi. Esistono però modalità alternative, come nell’ambito professionale dove l’azienda potrebbe coprire il costo, o nel contesto educativo, dove le istituzioni potrebbero includerlo nelle tasse scolastiche.
Tuttavia, è importante notare che la sottoscrizione non copre solo questa applicazione, ma l’intero pacchetto di strumenti e applicazioni di Microsoft 365.
Accesso mobile a Microsoft Lists
Microsoft Lists si rivela un’applicazione ideale per permarcare l’organizzazione in ambito professionale o anche per eventi personali, come matrimoni o viaggi on the road. Per un accesso immediato, è possibile scaricare l’app Lists su dispositivi mobili.
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